Landkreis Darmstadt-Dieburg. Ein Trio aus Software-Robotern unterstützt jetzt die Wohngeldstelle. Mit der Wohngeldreform zum 1. Januar verdreifachte sich die Zahl der wohngeldberechtigten Personen im Landkreis.
Eine Personalaufstockung wäre nötig gewesen, um diese Menge abzuwickeln – ohne nennenswerte Vorlaufzeit und bei einem leeren Arbeitsmarkt. Um die erwartete Antragsflut dennoch zu bewältigen, wurden erstmals und in kürzester Zeit drei Softwareroboter entwickelt und zum Einsatz gebracht.
Robotic Process Automation (rpa) beschreibt die automatische Abwicklung von routinemäßigen Vorgängen, die normalerweise von Fachkräften bearbeitet werden.
„Auch auf dem freien Markt ist diese Technologie state-of-the-art“, sagt Julius Wörner, der Leiter der IT-Steuerung im LaDaDi. „In nur fünf Monaten haben wir drei virtuelle Helfer entwickelt, die im Grunde imitieren, wie Menschen mit dem Computer arbeiten und aktiv werden, sobald ein Antrag eingeht.“
Roboter 1 versteht, welches Antragsdokument vorliegt, kann selbst handschriftliche Stammdaten auslesen und legt den Fall im Fachsystem an. Außerdem prüft er, ob die IBAN korrekt ist, die Person wirklich im Landkreis wohnt und bereits als Wohngeldempfänger bekannt ist. Dann informiert er die echten Kollegen, dass es etwas zu bearbeiten gibt.
Roboter 2 überträgt den fertigen Bescheid in das Corporate Design des Landkreises und übernimmt den elektronischen Postversand an die Einwohner. Dabei berücksichtigt er auch etwaige Betreuungspersonen und legt den Vorgang in der elektronischen Akte ab.
Roboter 3 recherchiert einmal im Monat vollautomatisch im System der Wohngeldbehörde, bei welchen Bürgern Bewilligungszeiträume auslaufen und erinnert sie daran, Folgeanträge zu stellen. Das kommt gut an, da es hilft, Zahlungslücken und aufwendige Korrekturen zu vermeiden.
Das bringt Entlastung für die Mitarbeiter der Wohngeldstelle: Die Roboter arbeiten schneller und fehlerfreier als ein Mensch und übernehmen manche Schritte komplett.
Somit sind sie prädestiniert für datenbasierte, klar strukturierte und sich wiederholende Tätigkeiten mit hohen Volumina. „Gute Digitalisierung bedeutet auch immer Automatisierung. Die Technologie ist jetzt an Bord und hat das Potenzial, das Haus auch in anderen Bereichen nach vorne zu bringen“, sagt Julius Wörner. „Nach dem erfolgreichen Pilotprojekt prüfen wir bereits mögliche Anwendungsfelder für weitere Roboter.“
Um ihre Arbeitsplätze müssen die Mitarbeiter der Kreisverwaltung dennoch nicht fürchten, sagt die Jugend- und Sozialdezernentin Christel Sprößler – im Gegenteil: „Wenn wir Routine-Vorgänge automatisieren, werten wir damit die Arbeit unserer Teams auf, denn sie haben mehr Zeit für die Menschen im Landkreis“, und ergänzt: „Das hilft uns auch, als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben – sowohl für die Menschen, die bei uns arbeiten, als auch für die, die wir für uns gewinnen wollen.“
Im Vergleich zu den Kosten menschlicher Arbeitszeit macht sich das 85.000 Euro teure Pilotprojekt in kürzester Zeit bezahlt. Das Beste daran: Da die Technologieplattform nun bereits beschafft ist, fallen für neue Roboter lediglich Entwicklungskosten an.
Zukünftige Automatisierungsprojekte werden daher vermutlich ein noch besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis aufweisen. Die Wohngeldbehörde bewältigt die Anträge heute mit einem gegenüber der ursprünglichen Prognose deutlich verringerten Mehr an Personal. red
